燕山大学学生档案管理办法（试行）
为了做好学生档案管理工作，使我校学生档案管理更加规范化、制度化、科学化，依据《中华人民共和国档案法》、教育部《高等学校档案管理办法》等法律、法规，结合河北省和我校具体情况，特制定本办法。
第一章 总 则
第一条 学生档案管理工作要本着为培养人才服务，为经济建设服务，为人事工作服务的原则，坚持维护真实性和完整性的工作方针，实行统一管理，严密保管的办法。
第二条 学生档案管理工作按照学校统一领导、学院分级管理的原则实行。
第三条 学院负责管理国家计划招收的本科及研究生档案，学生工作处对学院的学生档案工作实行监督和指导。
第四条 学生档案日常管理在学生所在学院，由各学院分管学生工作的党委书记或副书记负责，并安排相应工作人员按照《中华人民共和国档案法》的有关规定做好档案管理工作，要求做到安全、保密、系统、完备。特殊情况需查阅、使用档案，要严格办理传递、查阅登记手续。
第二章 归档的内容
第五条 学生档案材料的收集工作直接关系到人事档案的完整性和学生的切身利益。为了适应国家人事工作的需要，学生档案除招生录取时已有的原始档案材料外，在校期间学生档案应不断充实以下内容：
本科学生：
1、 招生录取材料。
2、 学生登记表。
3、学生在校期间获得国家级、省部级和校级等各类奖励、表彰所形成的材料及审批表。
4、 学校、学生工作部（处）、团委、教务处、保卫处提供的学生在校期间违反校规、校纪，触犯国家法律形成的材料及处理意见。
5、 学生在校期间的学年考评表。
6、 学生加入中国共产党、共青团或其他政治团体的材料。
7、 校医院提供的入学体检表。
8、 教务处提供的毕业生历年学业成绩表、学位证书认定表。
9、 《普通高等学校毕业生登记表》。
10、 全国普通高等学校本科毕业生就业通知书。
11、 大学生身体素质达标成绩卡。
12、 需要归档的其他材料。
研究生：
1、 研究生录取材料。
2、 研究生入学体检表。
3、 学生加入中国共产党、共青团或其他政治团体的材料。
4、 研究生学位论文答辩、学位评定材料。
5、 毕业研究生登记表。
6、 全国毕业研究生就业通知书。
7、 需要归档的其他材料。
第三章 归档要求
第六条 入档材料必须是办理完毕的正式材料，相关职能部门在转交入档材料时，必须要有严格的转交手续。
第七条 档案材料必须完整、真实，文字清晰，对象明确。
第八条 手续必须完备。凡材料规定由组织审查盖章的，必须加盖公章；个人文字材料必须有本人签字。
第九条 装入学生档案的各类材料只能用碳素墨水或蓝黑墨水书写。
第四章 档案的查阅
第十条 各学院党委书记、副书记、辅导员，可查阅本学院的学生档案，并按查阅规定予以登记，其他人未经批准不得查阅学生档案。确因工作需要对学生档案进行查阅的，在本学院内查阅必须报请党委书记批准，跨学院查阅必须报请学生工作处审批。公安、法院、检察机关、学生考取公务员的单位等相关人员须查阅学生档案的，必须提交所在单位介绍信才可查阅。查阅学生档案只能在学生档案存放单位指定房间内进行。
第十一条 学生个人不得查阅本人或他人档案。
第五章 档案的转递
第十二条 学生毕业、转学、退学，档案管理部门应及时按程序将档案转给新的主管单位。
第十三条 学生档案原则上应通过学院转递，也可由接收单位派专人领取，必要时可派专人送达。学生档案原则上不允许由本人自带。
第十四条 转出转入的学生档案材料必须完整齐全，并按规定认真整理。
第十五条 转出的学生档案，要认真填写《档案传递通知单》，对转入的学生档案，经校对无误后，要及时将回执签名盖章后寄回。
第十六条 转递的要求
1、由各省、市、自治区招生办公室转递到我校招生工作处的本科新生档案由招生工作处将档案转交到各学院学生科相应工作人员；研究生新生凭调档函将本人档案由其本科毕业学校或原单位直接转递到各学院学生科，由相应工作人员接收。
2、当年本科新生入学报到两周后，由各学院相应档案管理人员把无故未报到新生的档案（标明生源所在地）报送招生工作处，由招生工作处汇总后通过学校党委办公室以机要文件方式退回生源所在省、市、自治区招生办公室；当年研究生新生入学报到两周后，由各学院相应档案管理人员把无故未报到新生的档案（标明其本科毕业学校或原单位名称）报送招生工作处，由招生工作处按招生录取政策统一保管两年后，通过学校党委办公室退回其本科毕业学校或原单位。
3、因休学、服兵役、出国等原因保留学籍的学生，在办完相关手续后，其档案可暂存在学校原所属学院至规定恢复学籍时，保管期满学院将档案转回生源地教育管理部门或家庭所在地人事主管部门。
4、因退学、取消学籍、出国离校未保留学籍的学生，在办完相关手续后，其档案由学院转回生源地教育管理部门或家庭所在地人事主管部门。
5、每年应届毕业生档案由各学院完备手续后，按要求转递到校外单位的，学院将档案按要求登记后，统一按毕业生就业报到证上签发的单位或录取院校地址转递。
6、暂时未落实就业单位的学生，其档案在签订《毕业生档案托管告知书》后可暂存学校两年，由学院统一管理；留档期间档案需要转递，由学生本人或代办人凭《就业报到证》到学院学生科办理；两年期满，学生档案由学校转回生源所在地的人事部门。
7、档案主管单位（学生工作处、学院）必须建立详细的档案转入、转出记录，以备查询。
第六章 纪律要求
第十七条 查阅学生档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈阅、批注、抽取、撤换档案材料，未经允许不得擅自拍摄、复制档案内容。确需拍摄、复制档案有关内容，必须经学院主管学生工作书记或副书记同意并报学生工作处批准后方可进行，复印件与原件核对无误后注明复印日期并加盖学生所在学院党委的印章，才能生效。
第十八条 查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，因工作需要摘记档案内容时，应经学院主管学生工作书记或副书记同意。摘记材料要妥善保管，不得丢失及私自存放。
第十九条 学生工作处不定期对各学院的档案管理进行抽查，对利用职权违反档案管理的工作人员，责令其改正，构成违纪的，由学校给予纪律处分，情节严重构成犯罪的，依法追究其刑事责任。
第七章 附 则
第二十条 本办法解释权归学生工作处。
第二十一条 本办法自发文之日起执行。
